Comment ranger ses documents administratifs ?

Indépendance. Plus je grandis, plus je regrette d’avoir clamé haut et fort mon envie d’indépendance. Pour moi indépendance, rimait avec liberté, carte bleue, voiture, enfin une vie sans et loin des parents. Mais si je savais… Qu’est-ce que nos parents devaient rire en nous voyant (ré)agir de la sorte ! Ils savaient que nous allions, tôt ou tard, devoir payer des factures, faire les courses et gérer les documents administratifs. Alala ses fameux documents que l’on reçoit pour tout et pour rien et que l’on doit garder. Vive le monde des adultes. Heureusement pour moi, ma mère m’a mise au pied du mur assez tôt et que j’ai encore une petite année devant moi avant d’y rentrer pleinement. J’ai donc voulu venir en aide aux personnes totalement perdues et débordées par ses papiers.

  • Trouver l’organisation qui vous convient

J’ai trouvé 3 types d’organisation. La première idée est de tout mettre ensemble. Cela nécessite l’utilisation que d’un seul support, ce qui peut être pratique, mais qui pourrait doubler de volume en peu de temps. Il y a ensuite la séparation par secteur. Pour cette organisation il y aurait besoin de 3 à 4 supports afin de bien départager les documents (ex : un support différent pour tout ce qui concerne la scolarité, les assurances, les factures et les relevés bancaires). Et la dernière idée consiste à absolument tout séparer, non pas par secteur mais par expéditeur. Pour cela, vous aurez besoin d’autant de supports que d’expéditeur.

  • Choisir un support

En ce qui concerne les supports il en existe pas mal. Il y a : les classeurs, les trieurs, les porte-vues, les portes-documents, et l’utilisation du numérique. Dans la liste que je vous ai faite, il y a 2 supports que je trouve peu approprié. Lesquels et pourquoi ? Je trouve qu’il est difficile de s’y retrouver dans un porte document, parce qu’il s’agit d’une pochette sans séparation et je pense que le porte-documents (la chemise) serait plus adapté pour transporter les documents lors de rendez-vous et réunion mais pas pour créer une organisation. Et il y a aussi le numérique, l’accès aux documents n’est pas sûr à 100%. Il suffit qu’un virus traîne dans le coin ou d’une mauvaise manipulation et hope, tout disparaît. Même si les nouvelles technologies ont certains avantages, il faut aussi mettre en évidence les inconvénients.

Pour le classeur : utilisez des pochettes plastiques et des intercalaires. Évitez de perforer vos feuilles.
Pour le trieur : faites attention à ne pas trop le surcharger
Pour le porte vue : prenez en un qui a plusieurs vues, histoire d’en utiliser le moins possible
Pour le porte-documents :
Pour le numérique : il faudrait y avoir un accès direct où que vous soyez

J’ai voulu faire un petit tableau tout beau-tout propre afin de vous montrer quelques types de supports utiliser en fonction de l’organisation qui vous correspond, mais la qualité n’était pas type-top alors j’ai abandonné..

Voici quelques idées de combinaison :

  1. Tout mettre ensemble : classeur, trieur, le numérique
  2. Séparer par secteur : classeur, trieur, porte-vues
  3. Tout séparer : classeur

Vous pouvez utiliser plusieurs supports si vous le souhaitez. Si votre organisation vous semble logique et que vous vous y retrouvez, tout est possible.

  • Classer les documents

Maintenant que vous avez trouvé les supports appropriés à vos besoins ainsi que l’organisation des documents, il va falloir parler de la classification périodique des documents. Il faudrait les ranger par ordre chronologique décroissant, du plus récent au plus ancien.

→ Utilisez des intercalaires si c’est un classeur ou un porte-doc, des images si c’est un porte-vue ou encore des dossiers pour le numérique sur lesquels vous inscrivez les années, les mois ou encore les trimestres.

  • Trouver une place

Je vous conseillerais plutôt un endroit où seul les personnes de la maison ont (le droit d’)accès ou un mot de passe peu évidant auquel on ne pensera pas facilement, si vous sauvegardez vos documents sur ordinateur. Évitons toutes surprises désagréables.

Cela paraît plus évident maintenant, n’est-ce pas ? L’avantage de tout ça, c’est qu’on gagne énormément de temps. Vous avez un rendez-vous et on vous demande d’apporter votre facture d’électricité de 2013, no problémo. Primo, vous savez où se trouve toutes vos factures d’électricité, secundo, vous savez où allez dans le classeur et tertio vous n’avez pas eu à retourner toute la maison pour une facture.

J’espère en tout cas que mon article vous aura aidé à mettre un peu d’ordre dans le désordre.

Et toi, comment organises-tu tes papiers administratifs ? Est-ce un plaisir pour toi ou une corvée ?

Mille bisous.

SHERYL – CHERRY

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9 thoughts on “Comment ranger ses documents administratifs ?

  1. Mimelia DC

    Ah moi je suis contente de l’indépendance, l rangement des papiers, faire les courses, etc. ça ne me dérange pas ^^ Payer les factures non plus même si évidemment je préférerais garder l’argent pour autre chose haha
    Moi j’ai une étagère dans un meuble réservée pour tous ces documents et un dossier sur mon disque dur externe pour tout ce qui est numérique. Et sur mon étagère c’est ranger dans des fardes à rabats et des trieurs, tout est classé selon le job, le logement, l’administration concernée (papiers d’assurance maladie par exemple, etc.) 🙂

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    • Sheryl-Cherry

      J’avoue qu’en soit, c’est la preuve que l’on assume nos responsabilités et que nous sommes prêts à prendre notre vie en main ! A oui, tu es du genre à séparer tous tes documents. Je pense aussi opter pour ce type d’organisation lorsque j’aurais plus de documents à classer, pour l’instant je me contente d’un trieur.
      Tu n’es pas trop perdu en utilisant des fardes à rabats ?

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  2. Le quotidien d'Emmanuelle

    Je suis d’accord avec toi, le numérique a des avantages mais pour les documents administratifs je ne trouve pas que ce soit l’outil le plus pratique (nécessité d’une connexion, d’un appareil), ni le plus fiable (effectivement, si un problème sur l’ordinateur ou sur internet apparaît, risque de tout perdre). Merci pour ces étapes que tu partages dans ton article ! Il va justement falloir que je fasse le tri dans mon classement des papiers administratifs.

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  3. jessicachainebeautetmode

    Sympa les petits conseil pour ma part c’est par catégories dans des feuilles de couleurs avec des trombone mais tout dans la même pochette et à la même place :p Mais j’imagine que quand j’aurai plus de papier ca fera beaucoup :p

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